¿Qué es planeación?
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación. La planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Elementos del concepto de planeación
Objetivo: resultados deseados.
Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o estrategias.
Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Importancia de la planeación
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
Principios de la planeación
Factibilidad: Debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.
Objetividad y cuantificación: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.
Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Pasos de la planeación
1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas de planeación:
En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de alternativas:
Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de Presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.
Etapas de la planeación
Misión o Propósito
Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.
Definir que es la organización y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
Distinguir a una organización de todas las demás.
Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.
Objetivos
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características:
Deben establecerse a un tiempo específico.
Se determinan cuantitativamente.
Lineamientos:
Deben de asentarse por escrito.
No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién, porqué)
Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación
Características:
Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.
Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.
Políticas
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
Facilitan la delegación de autoridad
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la inducción del nuevo personal
Lineamientos:
Establecerse por escrito para darles validez
Redactarse claramente y con precisión
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las demás políticas
Revisarse periódicamente
Ser razonable y aplicable a la práctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulación
Ser flexible
Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La importancia de los programas es que:
Suministran información e indican el estado de avance de las actividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente
Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos
Lineamientos:
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa
La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos
Aquellos que estén involucrados en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre sí
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.
Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
Características:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente
Está expresado en términos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
Es diseñado para un periodo determinado
Eventos
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
Clasificación de eventos
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: ídem pero de regiones de diferentes países.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
. EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obra.
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos.
- Ferias.
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos.
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.
Agentes que intervienen en un evento
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
Etapas del EVENTO
Anteproyecto
Datos generales del eventoPerfil de los participantes - Interno, externo, mixto. - Características y antecedentes.Declaración de los objetivos y valores a transmitir - ¿Qué se quiere lograr? - ¿Por qué y para qué? - ¿Cómo se va a evaluar? - Todo objetivo debe ser mensurable.
Proyecto
¿Qué se va a transmitir en el evento? - Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.Técnicas - Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.Recursos - Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.Presupuesto - Consulta a diferentes proveedores. - Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas. - Confección del proyecto.Logística - Selección de recursos. - Departamento creativo. - Evaluación y diseño de las actividades. - Diseño de los elementos a utilizar. - Evaluación de los tiempos de armado y desarme. - Recursos humanos necesarios.
Preevento
Reuniones de organización.Diseño del timing, story board.Logística de armado y desarme.Preparación de elementos.Diseño y preparación de las actividades. Capacitación de los recursos humanos necesarios.Supervisión de todos los proveedores.
Evento
Armado - Recepción de los elementos. - Supervisión del armado. - Puesta en escena.Desarrollo - Control de la gestión de cada proveedor. - Dirección general del evento. - Atención y solución de imprevistos.Desarme - Supervisión
Posevento
Evaluación¿Qué pasó?¿Cómo pasó?¿Se cumplieron los objetivos?
Objetivos: General y específicos
Los objetivos de la investigación tienen que reunir las siguientes características:
• Deben estar redactado con claridad;
• Deben comenzar con un verbo en infinitivo;
• Deben ser alcanzables;
• Deben contener además de la actividad, una finalidad;
• Deben estar dirigidos a la obtención de conocimientos;
Objetivo General
Lo constituye el enunciado global sobre el resultado final que se pretende alcanzar (¿qué?, ¿dónde?, ¿para qué?). Precisa la finalidad de la investigación, en cuanto a sus expectativas más amplias. Orienta la investigación. Son aquellos que expresan un logro sumamente amplio y son formulados como propósito general de estudio.
Objetivos específicos
Representa los pasos que se han de realizar para alcanzar el objetivo general. Facilitan el cumplimiento del objetivo general, mediante la determinación de etapas o la precisión y cumplimiento de los aspectos necesarios de este proceso. Señalan propósitos o requerimientos en orden a la naturaleza de la investigación. Se derivan del general y, como su palabra lo dice, inciden directamente en los logros a obtener. Deben ser formulados en términos operativos, incluyen las variables o indicadores que se desean medir. Las causas del problema orientan su redacción.
Definición de la población objeto
Los estadísticos usan la palabra población para referirse no sólo a personas si no a todos los elementos que han sido escogidos para su estudio.
Población objeto: conjunto de individuos de los que se quiere obtener una información.
Manual de funciones y procedimientos para la organización de un evento
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.10.- Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Limitaciones de los Manuales
1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Clasificación de Manuales Administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:A.- Manual de Organización.B.- Manual de Políticas.C.- Manual de procedimientos y normas.D.- Manual del especialista.E.- Manual del empleado.F.- Manual de Propósito múltiple.
El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
Partes Componentes de un Manual
Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo Principal” : funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.
En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todos los textos, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual. La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.
La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera razón del manual.
Manuales de Organización
•Principios Básicos
•Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas.
•Toda Asignación de responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla.
•No debe quedad incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.
•Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente.
•Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisión
•Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.
Contenido y Presentación de los manuales de la OrganizaciónObjeto
Establecer el contenido y la presentación de un manual de organización. El contenido se enuncia en carácter indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.
Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización.
Jerarquía: Se definirán y establecerán los distintos niveles jerárquicos de los rangos y de los entes de la organización. Establecida Norma IRAM 34514
Autoridad: se indicarán los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización.
Control: Se definirán y establecerán los tipos de control dentro de la organización. Establecido por la norma IRAM 34510
Misiones y Funciones: se enunciarán las funciones de cada uno de los entes de la organización y se definirán sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma IRAM 34.511
Atribuciones: Se definirán y establecerán las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la organización. Estos aspectos están contemplados en las normas IRAM 34509.
Delegación: Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependan de él
Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organización. La norma IRAM 34508 trata sobre definiciones y terminología en los reemplazos de autoridades.
Información: se determinará cual es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de información de la organización.
Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organización o externos a la misma. Sobre este tema la norma IRAM 34507, define los tipos de relaciones formales entre autoridades.
Responsabilidades: Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución, tal como lo indica la norma IRAM 34509.
Organigramas: Se incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización. De acuerdo norma IRAM 34504
Régimen de autorizaciones: este aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, sobre establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.
Presentación: la misma ofrecerá el manual se refiere al ordenamiento que observarán sus partes componentes y a su formato.
•Contenido del manual
•Objetivos del manual
•Objetivos y políticas de la organización
•Conceptos generales
•Contenido común de los entes del mismo nivel
•Contenido específico de los entes
•Contenido común de los rangos de igual jerarquía
•Organigramas
•Régimen de autorizaciones
Manuales de procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definición de :
1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada
Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Contenido y estructura de un manual de procedimientos
•Contenido
•Objetivos
•Responsabilidad
•Alcance de los procedimientos
•Instrucciones
•Normas de procedimientos
•Glosario
•Índice Temático
•Índice de referencias cruzadas
•Verificación y asesoramiento
•Indicación de fechas
•Numeración de páginas
•Formato
•Armado
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buena planeación. La planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Elementos del concepto de planeación
Objetivo: resultados deseados.
Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o estrategias.
Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Importancia de la planeación
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
Principios de la planeación
Factibilidad: Debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.
Objetividad y cuantificación: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.
Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Pasos de la planeación
1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideración de las premisas de planeación:
En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.
4. Identificación alternativas:
Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5. Comparación de alternativas:
Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.
6. Elección de una alternativa:
Selección del curso de acción a seguir.
7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de Presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operación necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.
Etapas de la planeación
Misión o Propósito
Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa.
Definir que es la organización y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo.
Distinguir a una organización de todas las demás.
Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.
Objetivos
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Características:
Deben establecerse a un tiempo específico.
Se determinan cuantitativamente.
Lineamientos:
Deben de asentarse por escrito.
No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién, porqué)
Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación
Características:
Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir, que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad, no podrá aplicarse para penetración de mercado.
Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.
Políticas
Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que:
Facilitan la delegación de autoridad
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.
Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la inducción del nuevo personal
Lineamientos:
Establecerse por escrito para darles validez
Redactarse claramente y con precisión
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las demás políticas
Revisarse periódicamente
Ser razonable y aplicable a la práctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulación
Ser flexible
Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La importancia de los programas es que:
Suministran información e indican el estado de avance de las actividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente
Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades
Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos
Lineamientos:
Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución.
La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa
La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos
Aquellos que estén involucrados en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre sí
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.
Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.
Características:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente
Está expresado en términos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización
Es diseñado para un periodo determinado
Eventos
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
Clasificación de eventos
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: ídem pero de regiones de diferentes países.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
. EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obra.
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos.
- Ferias.
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos.
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.
Agentes que intervienen en un evento
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
Etapas del EVENTO
Anteproyecto
Datos generales del eventoPerfil de los participantes - Interno, externo, mixto. - Características y antecedentes.Declaración de los objetivos y valores a transmitir - ¿Qué se quiere lograr? - ¿Por qué y para qué? - ¿Cómo se va a evaluar? - Todo objetivo debe ser mensurable.
Proyecto
¿Qué se va a transmitir en el evento? - Relacionarlo con los objetivos, la visión y determinar la implementación temática.Técnicas - Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas, viajes, workshops, lanzamientos, etc.Recursos - Acreditación, agencia de viajes, carpas, baños químicos, catering, cotillón, decoración y escenografía, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios, estacionamiento, emergencias médicas, filmación, fotografía, gráfica y señalización iluminación, invitaciones, locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos, regalos, seguridad, shows, sonido, técnicas formales, técnicas no formales, traducción simultánea, transporte, vestuario, etc.Presupuesto - Consulta a diferentes proveedores. - Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas. - Confección del proyecto.Logística - Selección de recursos. - Departamento creativo. - Evaluación y diseño de las actividades. - Diseño de los elementos a utilizar. - Evaluación de los tiempos de armado y desarme. - Recursos humanos necesarios.
Preevento
Reuniones de organización.Diseño del timing, story board.Logística de armado y desarme.Preparación de elementos.Diseño y preparación de las actividades. Capacitación de los recursos humanos necesarios.Supervisión de todos los proveedores.
Evento
Armado - Recepción de los elementos. - Supervisión del armado. - Puesta en escena.Desarrollo - Control de la gestión de cada proveedor. - Dirección general del evento. - Atención y solución de imprevistos.Desarme - Supervisión
Posevento
Evaluación¿Qué pasó?¿Cómo pasó?¿Se cumplieron los objetivos?
Objetivos: General y específicos
Los objetivos de la investigación tienen que reunir las siguientes características:
• Deben estar redactado con claridad;
• Deben comenzar con un verbo en infinitivo;
• Deben ser alcanzables;
• Deben contener además de la actividad, una finalidad;
• Deben estar dirigidos a la obtención de conocimientos;
Objetivo General
Lo constituye el enunciado global sobre el resultado final que se pretende alcanzar (¿qué?, ¿dónde?, ¿para qué?). Precisa la finalidad de la investigación, en cuanto a sus expectativas más amplias. Orienta la investigación. Son aquellos que expresan un logro sumamente amplio y son formulados como propósito general de estudio.
Objetivos específicos
Representa los pasos que se han de realizar para alcanzar el objetivo general. Facilitan el cumplimiento del objetivo general, mediante la determinación de etapas o la precisión y cumplimiento de los aspectos necesarios de este proceso. Señalan propósitos o requerimientos en orden a la naturaleza de la investigación. Se derivan del general y, como su palabra lo dice, inciden directamente en los logros a obtener. Deben ser formulados en términos operativos, incluyen las variables o indicadores que se desean medir. Las causas del problema orientan su redacción.
Definición de la población objeto
Los estadísticos usan la palabra población para referirse no sólo a personas si no a todos los elementos que han sido escogidos para su estudio.
Población objeto: conjunto de individuos de los que se quiere obtener una información.
Manual de funciones y procedimientos para la organización de un evento
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.10.- Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Limitaciones de los Manuales
1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Clasificación de Manuales Administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:A.- Manual de Organización.B.- Manual de Políticas.C.- Manual de procedimientos y normas.D.- Manual del especialista.E.- Manual del empleado.F.- Manual de Propósito múltiple.
El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
Partes Componentes de un Manual
Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo Principal” : funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.
En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todos los textos, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual. La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.
La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera razón del manual.
Manuales de Organización
•Principios Básicos
•Toda posición de supervisión debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas.
•Toda Asignación de responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla.
•No debe quedad incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.
•Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir órdenes de una única fuente.
•Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisión
•Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.
Contenido y Presentación de los manuales de la OrganizaciónObjeto
Establecer el contenido y la presentación de un manual de organización. El contenido se enuncia en carácter indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada una.
Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización.
Jerarquía: Se definirán y establecerán los distintos niveles jerárquicos de los rangos y de los entes de la organización. Establecida Norma IRAM 34514
Autoridad: se indicarán los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización.
Control: Se definirán y establecerán los tipos de control dentro de la organización. Establecido por la norma IRAM 34510
Misiones y Funciones: se enunciarán las funciones de cada uno de los entes de la organización y se definirán sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma IRAM 34.511
Atribuciones: Se definirán y establecerán las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la organización. Estos aspectos están contemplados en las normas IRAM 34509.
Delegación: Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependan de él
Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organización. La norma IRAM 34508 trata sobre definiciones y terminología en los reemplazos de autoridades.
Información: se determinará cual es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de información de la organización.
Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organización o externos a la misma. Sobre este tema la norma IRAM 34507, define los tipos de relaciones formales entre autoridades.
Responsabilidades: Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución, tal como lo indica la norma IRAM 34509.
Organigramas: Se incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización. De acuerdo norma IRAM 34504
Régimen de autorizaciones: este aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, sobre establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.
Presentación: la misma ofrecerá el manual se refiere al ordenamiento que observarán sus partes componentes y a su formato.
•Contenido del manual
•Objetivos del manual
•Objetivos y políticas de la organización
•Conceptos generales
•Contenido común de los entes del mismo nivel
•Contenido específico de los entes
•Contenido común de los rangos de igual jerarquía
•Organigramas
•Régimen de autorizaciones
Manuales de procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definición de :
1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada
Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Contenido y estructura de un manual de procedimientos
•Contenido
•Objetivos
•Responsabilidad
•Alcance de los procedimientos
•Instrucciones
•Normas de procedimientos
•Glosario
•Índice Temático
•Índice de referencias cruzadas
•Verificación y asesoramiento
•Indicación de fechas
•Numeración de páginas
•Formato
•Armado
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